El proyecto Digitalización, Indexación y Asignación de Metadatos de los Documentos Gestionados en el Cabildo ha sido cofinanciado por el Programa Operativo FEDER Canarias 2007-2013 (Resolución de 2 de diciembre de 2015, de la Dirección General de Coordinación de Competencias de la Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas), en 359.210,09 € de un total de 673.671,94 €.

El proyecto se engloba en el tipo de actuación “Administración y Servicios Públicos” del artículo 3 de las bases de la convocatoria, en concreto, en el ámbito de actuación “Interconexión de registros presenciales o electrónicos conforme a las normas técnicas de interoperabilidad correspondientes”.

El objetivo estratégico del proyecto es, impulsar la sociedad de la información de forma igualitaria entre las islas y dentro del territorio insular, contribuyendo a lograr la convergencia real con la UE así como entre la población canaria.

Se pretende la mejora en la prestación de los servicios a la ciudadanía y a las empresas mediante la agilización de los trámites administrativos y facilitando los flujos de información con estos, siempre con la mayor eficiencia económica posible.

Los objetivos operativos son los siguientes:

• Modernizar el Sistema de Información de la Entidad:
  • Mejorar los canales de atención a la ciudadanía incorporando la documentación presentada en papel a los sistemas electrónicos de información de la Entidad.
  • Mejorar el funcionamiento interno de la institución y aumentar la eficiencia económica de la gestión, permitiendo el flujo de los documentos digitalizados entre el Registro (General y auxiliares) y los sistemas de información corporativos.
• Mejorar la preparación en materia TIC del equipo humano y crear una cultura corporativa en consonancia con los nuevos estándares de servicio al ciudadano, específicamente en todo lo referente a la gestión de documentación electrónica: almacenamiento, tratamiento, firma electrónica y gestión de certificados, etc.
• Mejorar la cooperación y promover sinergias con otras Administraciones Públicas, especialmente con los Ayuntamientos del Área Metropolitana y de las zonas turísticas y con el Gobierno de Canarias.
• Posicionar a la Entidad como referente en la utilización racional y eficiente de las tecnologías en el sector público.

El proyecto incluye las siguientes tareas:

• La digitalización e indexación de los documentos que se describen a continuación:
  • Los presentados por los interesados en el Registro General y en los Registros Auxiliares de la Entidad, que conformen los expedientes y vayan dirigidos a los distintos Servicios gestores.
  • Los estadillos o minutas que acompañan a estos documentos para su entrega a los servicios gestores destinatarios de la Entidad.
  • Los oficios o minutas generados por los servicios gestores para su Registro de Salida y distribución, una vez entregados a sus destinatarios y antes de su devolución a los Servicios de procedencia.
  • Los comprobantes firmados por los destinatarios que no tengan el carácter de oficio de salida.
• Poner a disposición del personal de la Entidad las herramientas necesarias para almacenar los documentos digitales y electrónicos, firmas y sus certificados digitales que se presenten.