¿Has pensado ya en el paso del papel al medio online? La tecnología avanza a pasos de gigante, incluso para temas administrativos.

Hoy en día son muchas las empresas que siguen utilizando el viejo papel para organizar sus archivos, aunque paralelamente comienzan a verse cada vez más otras vías que pueden hacer ahorrar dinero y tiempo a las compañías, como es la gestión de documentos sin necesidad de usar papel.

Pero, ¿cómo se gestiona todo este contenido? ¿Tenemos control sobre él? Existen compañías como  Meridian que pueden ayudar a que toda esta gestión documental que nos suena a chino, sea un activo esencial para toda empresa.

Aunque también existen otros programas administrativos de gestión documental que la propia empresa puede comprar o alquilar y realizarlo por sí misma, como es el software de gestión documental Docshare.

Las tendencias sobre gestión documental para 2015

Existen ciertas tendencias que están surgiendo a raíz este ‘boom’ que la gestión documental está sufriendo.

1. Importancia de la gestión de la información. No siempre todos los archivos que posee una empresa son útiles, sino que a veces es necesario eliminarlos a que el simple almacenamiento genera costes. Aunque también es importante poder recuperarlos sin que éstos estén expuestos a terceros.
2. La Big Data. Las compañías generan y generan una gran cantidad de datos que, a veces, es imposible de analizar debido a lo complejo que puede llegar a resultar. Se debe invertir en procesos que ayuden a que el análisis pueda realizarse a través de herramientas específicas para poder mostrar datos reales y certeros.
3. Archivando documentos. Poco a poco podemos apreciar como las empresas han ido escaneando sus documentos y guardándolos en ordenadores en formatos pesados como PDF o algo menos pesados como TIFF. Estos procesos son costosos, requieren de tiempo y demasiado espacio. La nueva tendencia será que todo proceso y documento esté anclado en la red.

Por lo que en un futuro no muy lejano veremos como todas esas fuentes de papeles que se acumulaban en las estanterías de las oficinas, pasan a un segundo plano para dar cabida a la gestión documental online.

FUENTE: El Día, 7 de septiembre de 2015